Entreprises de service : bien protéger vos archives et vos documents de valeur

Vos données sont vitales

Les entreprises de services comme les firmes de comptables, d’architectes, de consultants, les cliniques ou les bureaux professionnels sont particulièrement vulnérables à la perte de données. Imaginez qu’un incendie survienne et fasse disparaître en fumée (c’est le cas de le dire!) tous les contrats, les factures, les comptes clients, les bases de données, les archives, les manuscrits, les documents historiques et les plans (d’architecture ou autres).

Une telle perte pourrait compromettre non seulement les activités de l’entreprise, mais aussi sa survie.

2 types de protections normalement offertes par les assureurs

• Documents de valeur et archives
  Cette protection couvre les coûts de reconstitution et de transcription des documents endommagés ou perdus à la suite d’un sinistre couvert. S’ils ne peuvent pas être remplacés, l’assureur peut payer le montant équivalant à la valeur perdue, dans certains cas.

• Comptes clients
  Cette protection comporte 2 volets : s’il est possible de récupérer les données à la suite d’un sinistre couvert, l’assurance couvrira les frais de reconstitution des comptes clients. Si les données sont irrécupérables, l’assurance couvrira alors les sommes qui vous étaient dues par vos clients.

Informez-vous auprès de votre assureur pour connaître les types de protections disponibles.

3 moyens de réduire les risques de perdre vos documents de valeur

Mettez en place certaines mesures pour réduire le risque de perdre vos documents de valeur ou vos archives.

Coffre-fort, chambre forte ou voûte

• Conservez les documents dans un endroit résistant au feu et au cambriolage, comme un coffre-fort, une chambre forte ou une voûte;
• Rangez chaque document sans tarder dans le coffre-fort ou la chambre forte dès que vous en avez terminé.

Extincteurs d’incendie à base chimique

• Équipez vos locaux d’extincteurs d’incendie à base chimique pour éviter que vos documents ne soient endommagés par l’eau des gicleurs automatiques.

Numérisation des documents

• Les avantages de la numérisation sont multiples : en plus de pouvoir accéder rapidement et facilement aux documents (même à distance), vous récupérerez beaucoup d’espace dans vos locaux et réduirez les coûts d’archivage. La numérisation élimine aussi la manipulation de papier, un support qui peut se détériorer au fil du temps;
• Tous les types de documents peuvent être numérisés; toutefois, certains cas exigent de conserver le document original;
• Si vous numérisez des documents dans le but de vous débarrasser des copies papier, sachez que le transfert d’un support à un autre doit notamment respecter certaines conditions établies par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information et par le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires¹;
• Vous pouvez numériser vous-même vos documents d’affaires ou engager un sous-traitant spécialisé. Dans ce cas, sachez qu’il est recommandé de conclure une entente de confidentialité pour protéger les données sensibles qui seront numérisées. Avant d’entreprendre cette démarche, prenez le temps de bien évaluer vos besoins et de prendre en compte toutes les contraintes légales à respecter.

Sauvegardez et archivez vos documents

• La sauvegarde permet de dupliquer des documents numérisés. Ceux-ci peuvent être modifiés ou remplacés. La sauvegarde est généralement utilisée pour des besoins à court terme;
• L’archivage permet de conserver des documents numériques sur une longue période de temps, que ce soit pour des raisons légales, historiques ou informatives. La durée de l’archivage varie en fonction de la valeur des documents numérisés;
• De nos jours, les systèmes informatiques permettent de copier facilement les documents de valeur, les factures et les comptes clients et de transférer les données vers un 2^e ordinateur situé à un endroit différent. Il est recommandé de faire cette opération chaque jour;
• Vous devez respecter certaines conditions pour conserver des documents sur support informatique, dont :
  • Protéger l’accès aux données avec un mot de passe sécuritaire;
  • Maintenir un registre des personnes qui ont des droits d’accès ou de modification aux documents.

En terminant, notez que vous devez conserver les données informatiques dans le coffre-fort ou la chambre forte de votre entreprise, au même titre que les documents papier.